普段のメールは「丁寧かつ簡潔に」を意識にしています

ふじわら

業務上、お客様とメールなどの“文面”でやり取りすることが多く、その中でスケジュールや費用について交渉するシーンがよくあります。すんなりまとまればいいのですが、どうしてもご希望に添えない場合はその旨を伝えるしかありません。そんな時に使う「ご了承ください・ご理解ください」という表現、皆さんは正しく使い分けていますか？

どちらも「どうにか事情をわかってほしい」という時に使います。
私は入社当時に先輩方のメールを見て「こういう時はこう返せばいいのか」と真似する形でなんとなくのニュアンスで使っていましたが、調べてみたらちゃんとルールがあるようです。

ご了承

こちらは“まだ物事が始まっていない、またはすでに決定していること”に対して使うそう。
例えば、受注前に見積・スケジュールを交渉している段階や、休業日のご案内時など、もしかすると相手に何かしらの不都合が発生するかも…という場合に「事前にその旨を承知しててくださいね」という意味合いになるそうです。その分やや強制感が強めになります。
　

ご理解

先述に対してこちらは“すでに始まっていること”に対して使います。
具体的には、進行中の案件で当初予定になかった要望が出てきた、急にスケジュールが前倒しになった場合など、そんな急に言われても難しいよ…！という時に「〜という状況であることをわかってください、お察しください」という気持ちを込めて送ります。
　

かなりざっくりですが、私はこんな感じで認識しています。

個人的には、こちらの事情を汲んでもらうばかりでなく、何かしらの折衷案・代替案もお伝えして「ご検討いただけますと幸いです」という形で締めることが多い気がします。

もう何度も同じような場面を経験していますが、文面でのやり取りは相手の表情も反応も見えないため、定型文を送ればOKというわけにいかず毎回「どう伝えたら良いものか・・・」とちょっと考え込んだりします。言葉を正しく使い分けることももちろんですが、お互い気持ちよくやり取りできることへの配慮を一番に心掛けていきたいものです。

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